Sprawna organizacja przepływu towarów wymaga uwzględnienia wielu powiązanych ze sobą działań. Znaczenie ma nie tylko sam transport, ale też przyjmowanie dostaw, kontrola stanów magazynowych, kompletowanie zamówień i przygotowanie przesyłek do dalszej drogi. Każdy z takowych etapów wpływa na terminowość realizacji zleceń a także sposób zastosowania dostępnych zasobów.

W praktyce nawet niewielkie opóźnienie w jednym miejscu może spowodować przestoje w kolejnych częściach łańcucha dostaw. Z tego względu operator logistyczny musi uwzględniać zarówno obowiązujące potrzeby przedsiębiorstwa, jak i zmienność liczby zamówień, przystępność środków transportu czy ograniczenia powierzchni magazynowej. Planowanie takich procesów wymaga stałego przepływu informacji między poszczególnymi uczestnikami dostaw.

Zakres działań określanych jako usługi logistyczne jest szeroki i zależy od rodzaju przewożonych produktów, skali działalności a także przyjętego modelu sprzedaży. Może obejmować magazynowanie, transport krajowy i międzynarodowy, obsługę zwrotów, etykietowanie, pakowanie a także prowadzenie dokumentacji. Nie wszystkie przedsiębiorstwa potrzebują każdego z tych elementów w takim samym zakresie. W sytuacji towarów o niezbyt długim terminie przydatności istotne będzie kontrolowanie czasu przechowywania i kolejności wydawania partii. Przy produktach o dużych gabarytach większe znaczenie mogą mieć warunki składowania, przystępność urządzeń przeładunkowych a także sposób organizacji przestrzeni. Różnice te sprawiają, że proces logistyczny powinien wynikać z rzeczywistych właściwości towaru, a nie wyłącznie z przyjętego wcześniej schematu działania.

W wielu branżach część zadań związanych z przepływem produktów jest przekazywana podmiotom zewnętrznym. Logistyka zewnętrzna znaczy w tak zaistniałej okoliczności podział zadań pomiędzy przedsiębiorstwo a wyspecjalizowanego wykonawcę. Przed podjęciem takiej decyzji powinno się określić, które czynności pozostaną po stronie własnych pracowników, a które będą wykonywane poza strukturą organizacyjną firmy. Ważne jest także zobowiązanie zasad przekazywania danych o zamówieniach, stanach magazynowych i planowanych dostawach. Brak jasnego podziału odpowiedzialności może prowadzić do nieporozumień, w szczególności gdy kilka podmiotów uczestniczy w obsłudze tego samego zlecenia. Ważne znaczenie mają także procedury postępowania w przypadku reklamacji, uszkodzenia przesyłki albo rozbieżności w dokumentacji. Sama zmiana sposobu organizacji transportu i magazynowania nie eliminuje problemów operacyjnych, dlatego wymaga odpowiedniego przygotowania i sprawdzeniu przebiegu poszczególnych czynności.

Szczególnym modelem współpracy jest logistyka kontraktowa, w której zakres powierzonych obowiązków oraz zasady ich realizacji są określane w umowie zawieranej na ustalony okres. W współzależności od potrzeb może ona obejmować pojedyncze procesy albo kompleksową obsługę magazynową i dystrybucyjną. Istotnym elementem takiego rozwiązania jest implementację organizacji pracy do specyfiki danego przedsiębiorstwa, w tym sezonowych przeróbek zapotrzebowania i charakteru obsługiwanych towarów. Przy podejmowaniu warunków współpracy znaczenie mają w głównej mierze przewidywane wolumeny, czas realizacji zamówień, oczekiwania dotyczące przechowywania oraz sposób raportowania rezultatów. Trzeba też brać pod uwagę sytuacje nietypowe, takie jak nagły wzrost liczby wysyłek, opóźnienia w dostawach surowców czy konieczność czasowego zwiększenia powierzchni magazynowej. Im dokładniej określone są procedury i zakres odpowiedzialności stron, tym łatwiej rozważyć przebieg procesów oraz wskazywać miejsca wymagające zmian organizacyjnych.

Zobacz również: logistyka zewnętrzna.