W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji majątkowych pojawia się wymaganie uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W takim przypadku analizuje się wykorzystanie systemów informatycznych, które łączą wybrane procesy w jednym środowisku.

Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnorakich obszarów funkcjonowania firmy, w tym księgowości, dystrybucji, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji uzależniony jest od wybranego systemu, jego wersji i użytych modułów. Przed podjęciem decyzji istotne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać oraz które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór kodu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, w szczególności gdy wynikają one z niejasnego podziału zadań lub braku spójnych procedur.

Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnych częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać między innymi rejestrowanie dokumentów handlowych, administrowanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej istotne mogą być obowiązujące informacje o dostępności produktów i realizacji zamówień, jednak w biznesie produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy a także rozliczanie kosztów. Powinno się przy tym uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji oprócz nim. Istotne są również sposobów zamiany danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień oraz dostęp do informacji historycznych. Dopiero zestawienie tych wymogów z perspektywami na najbliższe czasy konkretnego rozwiązania daje możliwość oszacować jego przydatność w określonym środowisku.

Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko instalację i konfigurację kodu, lecz też przygotowanie danych, postanowienie zasad pracy oraz sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku należy rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające przemian. W praktyce szczególnie na prawdę dużo sugestie może wymagać uporządkowanie kartotek produktów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych albo powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze raportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją a także postanowieniem, które informacje są nadal potrzebne. Dalszym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu dystrybucji, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie wykorzystywać obowiązujące operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać dostępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i wyników testów.

Na przebieg uruchomienia wpływa również przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Wręcz poprawnie skonfigurowany system może powodować trudności, o ile użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub zdobywać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny zatem odnosić się do konkretnych obowiązków, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto również ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów oraz rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie moraz intencja aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników albo rozszerzenie działalności mogą wymagać modyfikacji wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP należy traktować jako szczegół szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników oraz jasno określonych zasad działania.

Polecam: firma it łódź.