Planowanie większego projektu na prawdę bardzo często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który niełatwo od razu przełożyć na konkretne zadania. Jednym ze sposobów uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Pozwala ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu zadań, które można już przypisać konkretnym osobom lub zespołom.

W praktyce istotne jest jednak zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział mało pomaga przy kształtowaniu, jednak nadmierne rozbijanie pracy sprawia, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników a także sposób późniejszego monitorowania realizacji.

Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać Online WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które daje możliwość tworzyć hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być możliwość łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw obowiązków czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie szczególnie wówczas, gdy zakres projektu zmienia się już w trakcie planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty albo czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnorakich czynności.

W sytuacji bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest też WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W współzależności od rozwiązania mogą pojawić się zależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Ważna jest również możliwość późniejszego zastosowania przygotowanej struktury, przykładowo podczas tworzenia harmonogramu lub szacowania zasobów. WBS opisuje przede wszystkim zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.

Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę przede wszystkim na sposób organizowania danych i łatwość wprowadzania modyfikacji. Przy długiej strukturze znaczenie ma sposobność szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów oraz zachowania czytelnej hierarchii. Istotny może być również sposób eksportowania danych, jeżeli już dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto w dodatku pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. Jeżeli już na początku nie zostaną zawarte granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy więc przede wszystkim do uporządkowania uprzednio przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.

Dodatkowe informacje: WBS software.