Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwykłe katalogi na dysku, lecz po kilku latach trudno przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Problemem nie jest tylko liczba plików.

Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania oraz fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, natomiast sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga niewielki dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.

W praktyce bardzo dużo sugestie wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w późniejszym czasie wyszukiwany. Sama nazwa pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Trzeba natomiast zachować umiar. Zbyt wiele pól do uzupełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, szczególnie gdy dokumentów jest na prawdę dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują kłopoty w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto zatem najpierw przeanalizować kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy naprawdę korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej podstawie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania także przy większej liczbie plików.

Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie zawsze opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach na prawdę bardzo często występują kopie, dokumenty przestarzałe, niepełne skany oraz materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może jedynie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednakże etap skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto też ustalić, czy papierowy oryginał nadal ma być przechowywany oraz kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad oraz przyjętych procedur wewnętrznych.

Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu zadań, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma też sposób budowy kopii zapasowych oraz możliwość odtworzenia danych po awarii. Warto uprzednio sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu albo zastąpieniu nowszą wersją. W niektórych przypadkach potrzebna jest historia zmian, w innych wystarczy przechowywanie obowiązującego pliku wraz z określeniem daty jego utworzenia. Przyjęte rozwiązania powinny być również okresowo sprawdzane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmienić, jednakowo jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.

Sprawdź tutaj: program do archiwizacji dokumentów.