Jeszcze przed wyborem wyposażenia warto zastanowić się, jak z dużą dokładnością będzie wyglądał zwyczajny dzień w danym lokalu. To właśnie obserwacja codziennych czynności na prawdę często pokazuje kłopoty, których nie widać na rzucie pomieszczenia. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych wymaga dlatego uwzględnienia nie tylko powierzchni, lecz też kolejności wykonywanych zadań.

Pracownik powinien posiadać sposobność przejścia między stanowiskami bez omijania przypadkowo ustawionych mebli, a klient nie powinien być kierowany w miejsce, które służy jednocześnie do transportu towaru albo wykonywania prac zaplecza. W niewielkich lokalach ma to szczególne znaczenie, ponieważ właściwie każdy metr kwadratowy jest wykorzystywany intensywnie. Zbyt duża liczba elementów może ograniczyć swobodę poruszania się, jednakże nadmiernie otwarta przestrzeń może sprawić, że zabraknie miejsca na rzeczy potrzebne w trakcie pracy. Dlatego układ warto sprawdzać pod względem rzeczywistych sytuacji, takich jak dostawa towaru, obsługa kilku osób jednocześnie, sprzątanie czy uzupełnianie materiałów.

W gastronomii istotnym zagadnieniem jest też sposób przechowywania produktów i wyposażenia. Nie wystarczy przewidzieć miejsce na urządzenia widoczne na sali albo w głównej części kuchni. Potrzebne są także powierzchnie na zapasy, naczynia, opakowania, środki do utrzymania czystości oraz odpady. Właściwie każdy z owych elementów zajmuje przestrzeń, a część wymaga określonych warunków przechowywania. W praktyce kłopoty pojawiają się na prawdę bardzo często wtedy, gdy projekt opiera się tylko na podstawowej liście urządzeń. Po rozpoczęciu pracy okazuje się, że niezbędny jest dodatkowy regał, stół pomocniczy albo miejsce na sprzęt używany tylko okresowo. Zmiana ustawienia może wówczas wpływać na przejścia i dostęp do innych stanowisk. Znaczenie ma też kolejność prac. Jeżeli surowiec musi być kilkakrotnie przenoszony w gronie odległymi częściami zaplecza, taki układ może utrudniać organizację pracy, wręcz jeśli wszystkie wymagane pomieszczenia zostały formalnie uwzględnione.

Inaczej trzeba przeanalizować lokal, w którym dominują usługi realizowane bezpośrednio przy stanowisku pracy. W współzależności od rodzaju działalności potrzebne może być miejsce dla jednej osoby, kilku pracowników a także klientów oczekujących na obsługę. Warto wówczas zwrócić uwagę na widoczność stanowisk, dostęp do przechowywanych materiałów i możliwość zachowania porządku podczas pracy. Niektóre czynności wymagają również odpowiedniego oświetlenia, zasilania urządzeń lub dostępu do wody. Nie za każdym razem można jednakże dowolnie rozmieszczać instalacje. Istniejące piony, konstrukcja budynku czy położenie wejść mogą ograniczać zakres zmian. Z tego powodu rozwiązanie, które na papierze może się wydawać najprostsze, niekoniecznie będzie możliwe do wykonania bez dodatkowych ingerencji w lokal. Przed podjęciem decyzji warto więc sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i ustalić, które elementy są stałe, a które można de fakto przesunąć albo przebudować.

Na sposób użytkowania wnętrza wpływają również detale, które łatwo pominąć w trakcie planowania. Kierunek otwierania drzwi, wysokość blatów, położenie gniazd elektrycznych czy miejsce ustawienia pojemników na odpady mogą po pewnym czasie stać się istotnymi detalami codziennej pracy. W przypadku lokali odwiedzanych przez większą liczbę osób dochodzą kwestie powiązane z przepływem klientów i dostępnością poszczególnych stref. Należy a dodatkowo pamiętać, że lokal nie działa jedynie w ustaleniach idealnych. W ciągu dnia pojawiają się dostawy, opóźnienia, większa liczba klientów, konieczność wypełnienia zapasów czy awaria pojedynczego urządzenia. Świetnie przeanalizowany układ powinien więc uwzględniać także takie sytuacje. Właśnie dlatego projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych obejmuje wiele wyborów dotyczących praktycznego zastosowania przestrzeni, a nie tylko i wyłącznie jej wyglądu i początkowego rozmieszczenia wyposażenia.

Zobacz również: projektowanie lokalu gastronomicznego.